「立会アプリ」・「検針アプリ」の導入で業務効率化

アパート・住宅の原状回復、各種修理やリフォーム・リノベーション等、お客様の快適な空間(くらし)づくりをモットーに、岡山県北の津山市を中心に、真庭市、美作市、勝央町、鏡野町と広範囲に賃貸物件を約3560戸管理されておられるアトム様。
グループ会社の株式会社ありき様（岡山県北の津山市を中心に、真庭市、勝央町、鏡野町など売買物件・賃貸物件の仲介）と共に事業展開されておられます。
弊社オプション商品「立会アプリ」・「検針アプリ」の導入された背景、効果についてお聞きしました。

「立会アプリ」・「検針アプリ」導入の経緯

まずは、弊社商品「立会アプリ」・「検針アプリ」導入までのいきさつを教えていただけますでしょうか。

「立会アプリ」につきましては、退去立会の際に紙ベースの退去点検時チェックリストを持参の上、記載し帰社後にデータ入力を行っておりました。
特に繁忙期は退去立会が1日に数件重なることもあり、退去点検時チェックリストの内容のデータ入力作業がとても手間で非効率的でした。
「検針アプリ」については、検針業務として検針を行う物件に検針入力するシート（紙ベース）を持参し、検針値を入力、帰社後に検針したデータを1件ずつ登録し、検針通知書を作成し、検針した物件に再度訪問し検針通知書を各戸にポスティングを行っていました。
いずれも帰社後に行うデータ入力作業がボトルネックとなっておりました。
「立会アプリ」・「検針アプリ」いずれもiーSPと連動しており、データ入力作業の軽減が図れると思い、導入を決めました。
特に「検針アプリ」につきましては、アプリに検針値を入力し、検針通知書をその場で出力してポスティングが出来るため、時間短縮・業務効率に繋がるところが魅力的に感じました。

アプリ導入時・導入後の変化

それぞれのアプリをどのように利用されていますか？

「立会アプリ」は対応部署の方全員に「立会アプリ」が入っているiPadを外出の際に持っていただき、退去立会の際に確認項目をチェック頂きiPadに入力頂いております。
「検針アプリ」については、検針実施前に前もって担当者や建物毎部屋ルート設定とCSV出力と取込を行い、いつでも検針できるよう準備をしておりました。
紙ベースと異なり検針入力後に、CSV取込をすることで検針から検針金額まで表示されるので、入力作業がかなり短縮されました。

導入時に工夫したことや効果的な使い方などあれば教えてください。

「立会アプリ」は、i-SPに連動させることで現場と事務所とで退去立会の情報をリアルタイムで共有することにより、修繕手配のスピードが上がったと実感しております。
「検針アプリ」は、入居者によって水道料金の支払方法が異なる（振込や口座引落など）ため、すべての入居者に対応出来るよう文言をカスタマイズいたしました。文言のカスタマイズについて柔軟に対応いただけました。
また現在はアウトソーシングを行っており、業者に「検針アプリ」の使い方を説明し、ご利用いただいております。

それぞれのアプリを導入することで組織に起きた変化はありますか？

それぞれに言えることですが、今までの紙ベースから解放されることにより、帰社後のデータ入力作業に充てていた時間を別のことに充てることができるようになり、業務効率化に繋がっていると確信しています。

組織を成長させるために

最後に組織を成長させるために実践されていることがあればお聞かせください。

不動産テックと呼ばれるサービスが次々と誕生しており、テクノロジーを活用することは今の時代、必要不可欠です。
弊社もRPA導入や電子化に向けた取り組みを行うことで、業務効率化と生産性向上に繋がっています。
多角的な視点により、あらゆる情報を取り入れ、業務改善とサービス向上を更に加速していきます。

ビジュアルリサーチ営業担当より
このたびはインタビューに答えて頂きありがとうございました。
今後も貴社の更なる発展にご協力していけるよう幅広くサポートやご提案を行えるよう努めてまいります。

○本ケーススタディに記載された情報は2023年03月13日掲載時のものであり、閲覧される時点では変更されている可能性があることをご了承ください。
○本ケーススタディは情報提供のみを目的としています。ビジュアルリサーチは、明示的または暗示的を問わず、本書にいかなる保証も与えるものではありません。