半アナログ・属人的業務から脱却！システム化により入送金業務、募集業務の働き方改革を実施！

“最高の笑顔で最高の志事をし最高に人生を楽しむ”を企業ミッションに掲げられているアパートマン様。お客様だけでなく、社員、地域社会、時代、事業にかかわる全ての方々を幸せにできるように高い志を持ってお仕事に取り組まれています。
アパートマン様では弊社管理システム「i-SP」や仲介システム「i-CM」などを導入していただいております。
システムの導入によってどのような効果があったかインタビューさせて頂きました。

半アナログであった旧システムからの切替

まずは弊社製品「i-SP」の導入までのいきさつを教えて頂けますでしょうか。

i-SP導入前は、地場の業者様で開発したシステムを使用していました。地場の業者様ということもあり関係性自体は良好なものでした。しかしながら、システム化できていない業務もありました。
家賃管理といった入金業務、家主様への収支報告書などの送金業務に関しては、契約業務のシステムと連動していなかったため、確認作業や作成作業にとても時間がかかっていました。

地場の企業様ですと、呼べばすぐに来るという関係性から人間関係は良好だったかと思います。ただ不動産業界もDX化により日々進歩をしていっておりますので、そういった時流の変化に対応し続けるというのは中々難しいものがあるように思います。弊社以外のシステム会社は検討されたのでしょうか。

はい、システム導入はやはり安い買い物ではありませんので、他社システム会社さんのお話はいろいろ聞きました。その上でi-SPに決めたのは集金送金業務のシステムが魅力的に感じたからです。
従来のシステムでは集金送金業務の対応ができておらず、経理部分の業務効率化を最大の目的にしておりました。i-SPでは会計ソフトとの連動ができ、多くの不動産会社さんでも利用されているシステムということで信頼や安心感がありました。

i-SPを導入いただく理由として「会計ソフトとの連動ができる」あるいは「集金送金業務の信頼ができる」という声はよくいただきます。弊社にとってもその点は強みとしてシステム作りをしております。実際にお使いになられてみていかがでしょうか。

とても細かい話となりますが、銀行の振込入金のデータを取り込んで入金処理ができたり、口振依頼ファイルをシステムからボタン一つで作成できるようになり、業務効率化が進みました。また、契約業務、解約業務とも連動しているので、家主様への収支報告書を作るのも簡単にできるようになりました。

店舗独自ルールから脱却し、社内統一ルールの制定へ

集金送金業務が一番の導入目的ということでしたのでお力になれてうれしく思います。逆に集金送金業務以外ではいかがでしょうか。

従来のシステムはよく言えば自由度が高いシステムでした。そのため、従業員それぞれの解釈で自由に入力をすることができました。その反面、社内ルールの統一化が遅延していたように思えます。
i-SPではテンプレートとして書類の書式を自由に登録することができますので、テンプレートを作成した後はシステムの入力ルールに則って登録作業をしていけば全店舗で同じものを出力できるようになります。
社内の決まりごとを統一化できたおかげで、情報共有や整理がしやすくなったと思っています。

1つのシステムを長年自由に使われてきたお客様は、一定数店舗独自ルールというものをお持ちという印象でおります。システム導入時にはそういったルールの洗い出しを行い、会社として統一化していきます。システム導入の副次効果ではありますが、貴社の場合は会社統一ルールの制定だけにとどまらず、組織体制も最適化されていきましたので、その行動力には良い意味で驚きました。
貴社ではポータルサイトへの連動機能を使われていると思いますが、そちらはいかがでしょうか。

従来ですとポータルサイトへの募集業務は各サイトの担当者がそれぞれ入稿していました。
今ではi-SPという根っこの部分にあるシステムからポータルサイトに連動をすることができるため、データメンテナンスなどもi-SPだけ行えば、全ポータルサイトへ修正されるようになり、データの更新が滞りなく行えるようになりました。
システム事業部でデータを一元管理できるようになったということが良かったと感じています。

i-SPをご利用開始されてしばらくは紙で収支報告書を発送されておりましたが、途中から収支報告書をWEBやアプリで見ることができるオプションサービス「家主WEB」もご利用開始されたかと思います。家主WEBについてはいかがでしょうか。

家主様へ毎月送付している収支報告書ですが、従来は紙面で送付をしておりました。印刷、封入、ラベルといったマンパワーが毎月かなりかかっておりましたので、この作業を軽減したいと考えておりました。
家主WEBの利用開始をして、当社では7割ほどの家主様への送付作業がなくなりました。送付作業が7割減ったということで、その効果は感じています。
また、家主様への一斉のご案内時にはDMを発送しておりましたが、家主WEBではお知らせに上げるだけでご案内ができるようになったのも助かっています。
一方で、収支報告書以外の書類を送りたいとなった時には、もう少し簡単に送れるような仕組みがあると良いとは思っています。

家主WEBで送付業務の7割が短縮できるようになったということでうれしく思います。また、貴重なご意見もありがとうございます。そちらにつきましては、2023年夏頃にバージョンアップ予定でございます。

導入時に苦労をした点

これまでi-SPのメリットを上げていただきましたが、導入するにあたって苦労した点などはありましたか。

旧システムからi-SPに切り替えるにあたり、旧システムとi-SPではデータの持ち方が違っていたため、一括でi-SPにデータを取り込むことができませんでした。そのため、ゼロベースでデータ登録をしていかなければならず、やはりその点が非常に苦労しました。

そうですね。主要な他社システムからの切替の場合はデータ移行が可能ではありますが、地方の中小・零細のシステム会社さんが開発されたシステムの場合は希少性・特殊性から全データを過不足なく移行するということは難しいことがあります。
そういった場合は、i-SPにはExcelファイルを取り込むことでデータを一括で作成・更新する機能がありますので、そちらの機能をお使いいただきながら手動でデータ取込をしていただくことになります。

データ取込時には、当時サポート担当の方にはいろいろと手伝っていただいたことはよく覚えています。旧システムではテキストで持っているものが、i-SPだと選択メニューになっていたりとデータの加工作業なども大変でした。

システムの違いによるデータの変換作業はどうしても発生してしまいますね。

はい。ただ最初のうちは非常に大変だったのですが、テキストで何でも自由に登録できていたものが、マスタメニューとしてi-SPに登録されることで、根本の部分を直せば全部直せるようになりました。結果的にはデータの管理がしやすくなったと思っています。

最後に、システムが稼働してからの弊社サポート体制はいかがでしょうか。

コールセンターの方たちにはいつも丁寧に回答をしていただいています。こういうことをしたいと問い合わせをすると、できる・できないという回答だけでなく、こうしたらどうでしょうかといった提案までいただけるのはとても助かっています。

本日はお時間をいただきましてありがとうございました。

ビジュアルリサーチ営業担当より
このたびはインタビューにご回答いただきありがとうございました。アパートマン様のシステム導入時から現在に至るまでの担当をさせていただいておりますが、システム導入時には毎週のようにオフィスにお邪魔し導入フォローをさせていただきました。非常に濃密なお時間で、お客様の生の声をいただける貴重な経験をさせていただいたと思っております。今後ともどうぞよろしくお願いいたします。

○本ケーススタディに記載された情報は2023年08月01日掲載時のものであり、閲覧される時点では変更されている可能性があることをご了承ください。
○本ケーススタディは情報提供のみを目的としています。ビジュアルリサーチは、明示的または暗示的を問わず、本書にいかなる保証も与えるものではありません。