賃貸管理システムi-SPの導入で管理戸数増加に耐えうる体制作り

収益用不動産の売買・仲介などを手がける武蔵コーポレーションの子会社として、2010年3月に設立された武蔵コミュニティー様。親会社である武蔵コーポレーションの事業拡大に伴い、管理へのニーズが高まったことから、専業で手がける会社として誕生しました。設立から4年の新しい会社ですが、早い段階で賃貸管理システムi-SPを業務フローの中に取り入れ、管理戸数の増加に対応できる体制を整備。その成果もあり、賃貸管理システムi-SP導入から3年で管理戸数は1000戸から5000戸に大きく増えました。今回は、導入の経緯や活用方法についてお話をうかがいました。

他社システムで二度失敗した後、賃貸管理システムi-SPを知った

二度も。それは、どのような失敗だったのでしょうか。

一つは、まずデータのコンバートがうまくいかなかった上に、使い方もよくわからなかった。
サポート体制もあまりよくなかったので、結局まったく使えずに終わってしまいました。
もう一つは、何とか使い始めることはできたのですが、財務システムとの連動がうまくいかなくて、また他にも色々と不都合がありました。これもサポートをしっかりしてもらえれば、ちゃんと使いこなせたのかもしれませんが、実際はレスポンスが悪く、聞きたいことがあってもサポートに電話がつながらなかったり。
そういうことが続くと、そのうち聞くのも億劫になってしまうんですね。結局、手探りで使っていたような状態でした。

そうでしたか。そのようなときに賃貸管理システムi-SPをお知りになったのですね。導入を決めたポイントは何だったのでしょうか。

そもそも賃貸管理システムの導入を考えたのは、当時の管理戸数が約1000戸で、今後これを大きく増やしていこうと考えていたからです。1000戸と、まだ少ない段階でシステム化を実現できれば、そこから増やす足がかりなると考えたのです。
当社は2010年に設立された比較的新しい会社で、賃貸管理システムi-SP導入当時は、システム面はもちろん、本業の不動産管理自体にも勉強すべき点が複数ありました。そのような状態だったので、単にシステムに詳しいだけではなくて、不動産管理の事業のこともよくわかって、当社のビジネスを協力にサポートしてくれるパートナーを求めていました。
その点、不動産関係のシステムに特化している御社は業務知識も豊富ですし、何よりも担当の方が、必ず本稼働まで持っていくと力強く言ってくれたことが決め手になりました。やはり過去に2回、使いきれなかったという失敗がありますので、サポート体制がしっかりしていて、とことん面倒を見てくれるのかという点は、一番気にしていたことですね。

その点は、実際に満足のいく対応でしたか。

そうですね。稼働までは親身になって頻繁に訪問しサポートしていただきましたし、当社に賃貸管理システムi-SPを紹介してくれた、ビジュアルリサーチのクライアントにあたる不動産会社さんにも協力を求めてくれて、不動産管理の業務自体も教えてもらいました。その中で賃貸管理システムi-SPをどう活用していくのかということを一緒に考えてくれて。今ふり返ると、不動産管理の実務とシステムの両面をサポートしてもらったことが、その後の当社の発展の土台になったと思っています。

操作指導に十分時間をかけ、確実な定着へ

そこは、かなり丁寧に時間をかけた印象ですね。

そうですね。今思うと、当時は私たちが管理業務に未熟だったこともあり、賃貸管理システムというものに対する認識も、台帳の情報が入っていて、入出金の管理ができて、それが財務会計システムとも連動できる…という程度でしかなかったんです。それを例えば、賃貸物件のオーナー様への情報提供にも活用できるとか、お客様へのサービスにもこんなふうに役立てられるとか、賃貸管理の一連の業務の一つひとつに対して、システムをどう活用するか、それによってどう業務が効率化できるかとイメージしながら、丁寧に導入してもらえたと思います。

管理戸数は3年で1,000戸から5,000戸へ。その陰で賃貸管理システムi-SPが活躍

賃貸管理システムi-SPを導入した当初は、拠点も埼玉県だけでしたが、今は千葉県、神奈川県にも拠点を持ち、業務エリアも拡大しました。賃貸管理システムi-SPは非常に使いやすくて、今はもう社員全員が自在に使いこなしている状態ですね。
賃貸管理システムi-SPと同時に、家賃保証サービスのVICCS-PLUSを導入したことも大きかったと思います。月々、確実にオーナー様に家賃をお支払いできることはもちろん、煩雑な入金確認やら督促やらの業務がなくなり、業務効率の面でも絶大な効果がありました。これは管理戸数を増やすにあたって、なくてはならないサービスだったと思います。

管理戸数は今後もますます増えていく予定ですか。

はい。当面の目標は1万戸ですが、その後はさらに2万戸、3万戸と上積みしていきたいと思っています。将来的には全国に拠点展開し、日本一の資産運用会社になるという大きな志を持ってやっていますから。
当社は武蔵コーポレーションの管理子会社ですが、親会社のビジネスでは、収益物件を取得し、テナント付けや管理の適正化などを行って価値を高めた上で投資家に販売するというのが代表的な手法の一つです。そのスキームでは、私たちは価値向上のプロセスで大きな役割を担う存在となっています。
武蔵コーポレーションのビジネスが拡大するほど、当然、当社の管理戸数も増えますし、さらに物件を投資家の方に販売した後も、物件価値を維持するために引き続き当社が管理を受け持ちますので、管理戸数はどんどん増えていく形です。

基本は右肩上がりで増えていくということですね。

とはいえ、特に投資家の方に売却した後の物件については、新しいオーナー様の信頼を得られなければ、管理会社を変えられてしまう立場でもありますからね。管理会社として選ばれ続けるには、オーナー様の信頼を得る確かなオペレーションが不可欠で、そのような面からも、賃貸管理システムi-SPは当社のこれまでとこれからの発展の礎になっていると思います。賃貸管理システムi-SPの導入前に、二度もシステム導入に失敗した経験を思い出すにつけ、あそこで止まっていたら今日のこの姿はなかったなと実感しますね。

どんどん広がる賃貸管理システムi-SPの活用。工務店や仲介会社との連動も進行中

なので、使い始めた当初は私たちも、台帳情報の管理や入出金理など最低限のことができればいいという意識だったのですが、実勢に使いこなしていくうちに、どんどんやってみたいと思うことが増えてきましたね。
今、具体的に導入を進めているのが、仲介会社との連動と修繕関係の各社との連動です。賃貸管理システムi-SPと仲介会社・修繕会社向けの連動オプションを利用することで、日々の連絡や書類のやりとりなどを全てシステム上で完結するというもの。当社の場合、テナント付けは仲介会社にお願いしているので、日々変わっていく空室や契約の情報をいかに早く正確に仲介各社に流し、サポートしてもらえるかが非常に重要です。修繕も、入退去や不具合の発生などで常に何らかのやりとりが発生していて、従来は見積もり、発注、進捗などの電話やファックスの行き来が本当に煩雑でした。これらをすべてリアルタイムで、ブラウザベースでできるようになるのですから、正確さやスピードなどの面でメリット本当に大きいです。
これ以外にも、オーナー様への報告に必要な資料や、経営改善のための様々な分析資料もすべて賃貸管理システムi-SPで作成、活用しています。オーナー様の問い合わせにもすぐに的確な回答ができますし、コミュニケーションがとてもスムーズになったと思います。

かなりご活用いただいていますね。

正直な感想としては、ここまでできるのかと驚くほど。今も、もっともっと活用できるのではないかと日々の業務を洗い出しながら、賃貸管理システムi-SPでできることをどんどん取り込んでいるところです。今はまだ使いきれていない機能も含めて、管理業務とそこから派生する業務は、すべて賃貸管理システムi-SPでできますからね。
この先、管理戸数1万戸を目指すにあたって、業務のさらなる効率化とオーナー様、お住まいのお客様に向けたサービスの向上は不可欠です。賃貸管理システムi-SPならそれをワンストップでできると大いに期待しています。おかげさまで、どんどん管理戸数が増えることに対する不安はまったくありません。1万戸と言わず、どこまで成長できるか楽しみにしています。

私どもも本当に楽しみにしています。今日はありがとうございました。

ビジュアルリサーチ営業担当より
この度は、当社の導入事例レポートのご協力頂きまして、ありがとうございました。武蔵コミュニティー様には既に3年以上、賃貸管理システムi-SPを日々の業務にご活用いただいています。当初から、この先の管理戸数の増大を見越した体制を作るという目標をもって導入、定着を図ってきました。
賃貸管理システムi-SPは現在、約15万戸を管理する会社様にお使いいただいている実績もあり、規模の拡大には十分に対応できるシステムです。武蔵コミュニティー様のように、これからどんどん発展していくというステージにある会社様には、最適なシステムだと自負しています。
武蔵コミュニティー様のビジネスが拡大する中、賃貸管理システムi-SPの機能も日々進化を続けています。これからもさらなるサポートができればと思っていますので、今後ともご指導の程、どうぞよろしくお願い申し上げます。

○本ケーススタディに記載された情報は2015年2月12日掲載時のものであり、閲覧される時点では変更されている可能性があることをご了承ください。
○本ケーススタディは情報提供のみを目的としています。ビジュアルリサーチは、明示的または暗示的を問わず、本書にいかなる保証も与えるものではありません。