創業当初からi-SPを利用！成長し続ける企業の将来を見据えたシステム活用術とは

2015年の創業以来、毎年億単位で売上を伸ばし続けている非常に勢いのある企業様です。ご訪問をする度に、新しい社員様が増えていたり、会社が大きくなっていたりと見た目で分かるほど顕著な成長をされております。LUANECT様では創業当初から弊社システムをご利用いただいております。システムの導入によってどのような効果があったかインタビューさせて頂きました。

創業当初からのシステム導入

まずは弊社製品「i-SP」の導入までのいきさつを教えて頂けますでしょうか。

当社では事業を開始したとほぼ同じタイミングでi-SPの利用を開始いたしました。実はi-SPの利用経験のある社員が複数名いたことから、i-SPの操作感や利便性などはよく理解しており、システムを導入するのであればi-SP一択という状況でした。

他システムの検討はされず、変わらずご愛顧いただけてとてもうれしく思います。創業当初の管理戸数が小さいうちですと、Excel管理で十分と考えられている企業様も多いのですが、どうして最初からシステム導入でお考えだったのでしょうか。

業務効率化と人件費削減が大きいですね。Excel管理の方がコストという意味では少なくすみますが、これから会社が大きくなっていくことを見越すと、会社が小さい時からシステムを入れておく方が、結果的に一番手間が少なく済むと考えたからです。
Excelでは様々なイレギュラーが生まれてしまいますが、当社ではシステム合わせて業務を行っていきたいと考えており、業務をする上での指針を作ることができたと考えております。

不動産業界では店舗独自ルールが存在したり、各担当のPCで独自に情報を管理していたりと、属人的な仕事をされているケースが多くあるのですが、それをさせないようにと最初から取り組まれていたということですね。

そうですね。私としては、システムを使っていない企業様はどうして使わないのだろう。その方が楽になりますよと思います。

会社が小さいうちに社内ルールを構築

ありがとうございます。具体的にはどういった点でメリットを感じられていますか。

i-SP1本で、賃貸管理業務を網羅できている点が便利だと感じています。たとえば解約の部分でいうと、解約受付から退去精算、修繕管理といった一連の流れをi-SPで完結できます。当社では実務経験のないスタッフもいる状態からスタートしましたので、処理の流れがパッケージとしてまとまっていることは安心感がありました。

逆にどういった点で苦労しましたか。

先程の話とかぶるのですが、実務経験のないスタッフもいたため、業界スタンダードを知らないために登録方法で躓くということはありました。ただその場合はサポートセンターに問合せをすると丁寧に操作方法などを教えていただけました。i-SPはパッケージ商品ではありますが、自分たちで作り込んでいくという要素もありますので、そこが難しくもあり、便利でもあると感じています。

i-SPは会計周りにも非常に力を入れているシステムです。貴社ではi-SPのデータを仕訳ファイルとして抽出し、会計ソフトに取り込むことができるオプションをご利用されています。こちらのオプションの使い勝手はいかがでしょうか。

賃貸管理業務では、通帳から売上金を移して、簿外通帳・簿内通帳を作っているケースがあります。ただこれをやると経理が売上金を簿内に移すという手間が発生してしまいます。
i-SPから仕訳データを作成することができると、こういった資金移動の処理をしなくても良いため、経理担当の負担を減らすことができますし、経営層は必要な情報をすぐに入手することができます。
お金の動きの明確化は創業当初から課題としておりましたので、現状ではその考えを実現できており、とても良い状態だと思っております。

時流にあったサービスを展開

貴社とお話をしていると、将来を見据えて今何をするかということの重要性をひしひしと感じます。
さて、貴社ではメインシステムとしてのi-SPの他に多数のオプションシステムも導入していただいておりますので、そちらについても聞かせてください。収支報告書をWEBやアプリで公開できるサービス「家主WEB・アプリ」はお使いになられてみていかがでしょうか。

従来の賃貸管理業務では、家主様に対して毎月の収支報告書を紙で郵送することが多かったです。当社では管理戸数が急速に増えていくにつれて経理担当の負荷も急速に増えてしまいました。しかし、i-SPのデータを簡単にWEBやアプリに連動をすることができる「家主WEB・アプリ」を導入したことで封入業務はほぼなくなり大分負担が減ったと感じています。

実際のところ、どれぐらいの負担が減ったのでしょうか。

大半の家主様にWEB上で収支報告書を確認いただいておりますので、封入・発送業務は数名もおりません。近年はペーパーレスが進み、WEBやアプリの需要が増えてきたと考えています。その時流に合った商品だと思います。

時流繋がりで言いますと、最近WEB申込も導入いただきましたね。

そうですね。若いお客様の場合、インターネットやスマホを使って申し込みたいという希望が増えてきました。お客様に直接データ入力をしていただければ、入力ミスや間違いを未然に防ぐことができますし、当社が紙の申込書を見てシステムに入力するといったような手間も削減できます。
もちろん苦手な方には今でも紙で申込書の回収をしておりますが、個人のお客様であれば大半がWEB申込で手続きしていただけています。

システムが稼働してからの弊社サポート体制はいかがでしょうか。

よくしていただいていると感じています。コールセンターに電話問合せをした時には親切・丁寧に回答いただけています。

最後に、今後こういったことをしたいといった展望などはありますか。

ポータルサイトへのデータ連携や電子契約などやりたいことはたくさんあります。最近リリース情報で教えていただいたLINEなども興味がありますし、反社チェックなども詳しく知りたいと思っています。
今年はインボイスがあるため、来年の繁忙期明けでまた話をお聞きしたいです。

かしこまりました。本日はお時間をいただきましてありがとうございました。

ビジュアルリサーチ営業担当より
このたびはインタビューにご回答いただきありがとうございました。LUANECT様のシステム導入を担当させていただいてからのお付き合いとなりますが、活気あふれるエネルギッシュな会社だと常々感じております。今回インタビューをさせていただくにあたり、社長の先見性にふれることができたことも刺激的でした。 今後ともどうぞよろしくお願いいたします。

○本ケーススタディに記載された情報は2023年10月26日掲載時のものであり、閲覧される時点では変更されている可能性があることをご了承ください。
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