管理から保証まで全てをシステム連動

賃貸住宅の仲介件数年間2,500件以上の実績と、県内企業としては三指に入る規模となる7,300戸以上の管理物件を擁する三和住宅様。栃木県に8店舗展開する中で得られるマーケット情報の分析はオーナー様へのフィードバック、他事業展開にも活かしています。そんな三和住宅様における弊社商品の業務活用方法についてインタビューさせて頂きました。

栃木県下で7,300室の管理・i-SP導入について

地域で30年以上の実績を誇る御社ですが、「三和住宅」の名前の由来など伺っていいですか？

会社は「職場の和」「家庭の和」「地域の和」という3つの和に支えられていることにいつも感謝の念を忘れず、大切にしていくという意味でこの社名にしました。

なるほど。「地域の和」と言う点では、栃木県北部エリアに幅広く店舗展開されていますが、やはり店舗ごとに特性がありますか？

まちまちですね。例えば大田原店は大学が近くにあるので学生中心だったりします。感覚ですが、半数以上の契約者が学生じゃないですかね。この地域は同業者さんも多いので激戦ですよ。あと那須塩原駅前店は、やっぱり東北新幹線の停車駅という事もあって、駅前に月極駐車場やコインパーキングの管理が非常に多いですね。
矢板店はやや苦戦しています。この辺の人たちは車を二台持っている事が多いですけど、その二台分の車が駐車場に置けない物件が多いので空室が増えてしまっているというのが有りますね。あと西那須野店は、企業さんが多い地域なので比較的、法人契約が多いエリアかなぁと思います。
さくら店は、ファミリータイプの物件が多いのが特徴です。宇都宮の２店舗は出店したばかりでまだ管理物件も少なく、仲介中心の取扱いになっています。

各店舗でそれぞれの地域の特性に合わせて活動されているのですね。

地域によって、当然お客様のニーズも変わってきますからね。

なるほど。昨年、一昨年に出店された宇都宮の2店舗をいれると、管理戸数はどのくらいになっていますか？

現在本社を含め8店舗で管理戸数は7,300戸くらいです。

7,300戸もの管理となると相当な労力がかかると思うのですが、どのように管理されていますか？

現在、家賃請求・集金業務は3名で行なっています。督促で1名、集金代行（口座振替・クレジット）の請求データ管理で1名、保証会社の請求データ管理で1名ですね。振込払いでの集金は法人契約が中心ですが、業務効率を考えると少なくとも個人の振込集金はなるべく減らしていきたいですね。今は1割にも満たない位ですが。
個人の契約が4,000室くらいあるのですが、その内2,500件前後が集金代行です。集金代行だとどうしても未収金に対する督促業務が発生しますのでこれも減らしていきたいです。
ビジュアルリサーチとジャックスの提携商品を導入したのもその為ですからね。

立替商品の「VICCS-PAYMENT」ですね。自社保証商品のバックヤードに導入いただいておりますが、信販会社を入れることになったきっかけをお聞かせください。

はい。自社保証はやはり収益が大きいですが、その反面、滞納というリスクがあります。信販会社であれば一定の審査をしていただけますし、自社で審査をするよりはるかに回答が早い。導入以前はジャックスの保証を利用していたこともあり、店舗の営業担当も非常に慣れているので会社全体として抵抗もありませんでした。

ありがとうございます。実際にご利用されたご感想をお聞かせください。

価格や条件など、商品内容の設定まで各営業店と管理部で何度も打合わせをしたこと、ジャックス商品に慣れていたこともあり販売開始から現時点まで、各営業店でスムーズに販売が出来ております。各スタッフが自社保証商品をよく理解し、丁寧にお客様へご説明できているからだと感じています。

なるほど。社員の皆さんにご理解いただけていることは大きいですね。 保証商品を利用していた以前と比較して、業務が改善された点などはありますか。

業務の部分というか、繁忙期の収益はやはり伸びました。今までの保証商品にプラスして自社保証を導入したので、請求データや入金管理が煩雑になるかと心配していましたが、i-SPとの連動でスムーズに業務を進めることができています。 手数料や保証料の細かい設定や、今後さらなる機能を追加していただけるとのことで期待しています。

きっかけですか。そろそろ管理の方法も進化させなきゃいけないという考えはずっとあったのですが・・・、そんな時、ちょうど賃貸住宅新聞にビジュアルリサーチが新しい賃貸管理システムをリリースしたって出ていたので聞いてみようかなって。
賃貸住宅新聞の広告に送金集計処理のスピードとか書いてあったんですよ。これ凄いんじゃないの？という事になって来てもらって。わざわざ御社の社長まで来てくれました。

あと契約書ですね。以前は別システムで契約書を発行していましたが、今はi-SPを利用して一本化しています。補修工事関係の請求入金管理なども、別のシステムで管理していますので全部統合していきたいですね。他に様々な履歴管理が可能になったのはオーナー報告の強化上魅力ですし、基本的にi-SPだけで一元管理できるようになっているので、弊社も使う機能をどんどん増やしていきたいと思っています。

店舗の利用状況はいかがですか？

スペースマネージャーXの時は人数分の台数が無かったので大変でした。各店2,3台を交代で使っていましたが、今は50ライセンス有りますので基本的に一人一台です。業務効率もだいぶ上がったと思います。

IEで利用できることによるメリットはありますか？

ブラウザベースという点は、今回i-SPを導入した大きなポイントの一つでした。社員が増えた時やパソコンを買い換えた時でも、インストールする必要がなくすぐに利用できるのですごく便利です。固まらなくなったし、安定度はだいぶ上がりました！
以前は問題発生時の切り分けが大変でした。サーバーの方がおかしいのか、端末パソコンの方がおかしいのか、結局いちいち店舗まで行かないといけない。今はほぼサーバー側だけサポートセンターさんに見て貰えれば大丈夫なので、それはすごく楽になりました。メンテナンスの手間はすごく減りました。

コンビニ収納代行とのシステム連携について

そんな中、ちょうど弊社のコンビニ収納代行サービスも導入して頂きましたが？

以前からコンビニ収納は利用していたのですが、そのサービスはコンビニ収納の振込用紙をプリントアウトして折って封筒に入れて発送するまでが自社の作業だったので非常に効率が悪かったです。

封入作業はどのくらいあったのですか？

コンビニ収納のハガキをプリントアウトするデータを作って袋詰めまで終わらせて・・・4時間前後はかかっていました。それを毎月2回やっていました。ハガキの印刷時間だけでもかなりかかっていましたね。

弊社のコンビニ収納代行サービスはどうですか？

i-SPとの連動もできますし、ビジュアルリサーチのコンビニ収納サービスはデータの送受信だけですので非常に楽になりました。
入金の取り込みも結果データがボタン一つで取り込めますからね。今までは結果データが来たら、全部1件1件手で入力していました。
非常に楽なので、今後は用途を拡げようと思っています。更新費用とか補修費とかにも利用していきたいですね。

今後の事業展開について

最後に今後の事業展開についてお聞かせください。

そうですね。まだ新しい店舗を出店したばかりなので、まずはそこの管理を拡大しているとこです。店舗のある地域に密着した活動をして、結果、自社独自のブランドみたいなものを確立していければと思っています。
まだまだ、知名度が低い地域もありますからね。管理戸数もですけど、サービス面も強化して「三和住宅」というブランド力を高めていきたいです。

弊社も今後とも長いお付き合いをさせていただけるように頑張ります。

もう長いお付き合いですから。（笑）こちらこそ宜しくお願いします。また新しいサービスのご提案を期待しています。

本日はお忙しいところお時間を割いていただいてありがとうございました。

ビジュアルリサーチ営業担当より
この度は、当社の導入事例レポートにご協力頂きましてありがとうございました。三和住宅様はi-SPのリリース開始時のユーザー様でしたので導入時は大変お手数をおかけしてしまいました。そのおかげで運用する上でのシステムの問題点や改善点が分かり弊社としても大変ありがたく思っています。
ユーザー様の要望をシステムに取り入れていくことがいいシステムを作る絶対条件と弊社は考えておりますので今後のバージョンアップも是非期待してください。今後ともご指導ご鞭撻の程、よろしくお願い申し上げます。

○本ケーススタディに記載された情報は2014年6月25日掲載時のものであり、閲覧される時点では変更されている可能性があることをご了承ください。
○本ケーススタディは情報提供のみを目的としています。ビジュアルリサーチは、明示的または暗示的を問わず、本書にいかなる保証も与えるものではありません。