従来の管理業務のリスク回避と一元管理による精度性向上

賃貸管理システム

コミュニケーションサービス

・賃貸管理システムi-SP
・家主WEB

[石川県] 株式会社アーバンホーム 様

  • 代表:藤井 佳代子
  • 管理戸数:17,800
  • 地域:石川県、富山県
[石川県] 株式会社アーバンホーム

1981年6月に金沢で創業された「株式会社アーバンホーム」。
みなさまへのおもてなしの心を大切にしつつ、新サービスの展開や他県への進出なども積極的に行い、サービスの充実を常に図られています。今回弊社商品「i-SP」を導入いただいた経緯やその後についてお伺いいたしました。

既存システムとExcel管理によるリスク

まずは弊社製品「i-SP」の導入までのいきさつを教えて頂けますでしょうか。

これまで使用していたシステムでは、情報を登録する際の入力制限が緩かった為、情報の整合性がとれなくなってしまう事がよくありました。たとえば、家主様への送金データを出力しても、それを手で直すことも可能であったため、必ずしも最新のデータがシステムに登録されているとは限らないこともありました。

また、駐車場の区画管理はExcelで行っていたため、情報の一元管理が課題となっていました。たとえば、区画P01はAさんが契約中と書かれているExcelもあれば、区画P02はBさんが契約中と書かれているExcelもあるなど、正しいExcelにたどり着くまで時間がかかってしまうということがしばしば起こっていました。
そのため、従来のシステムとExcelの併用をし続けることに不安を感じて、i-SPを導入することにしました。

既存システムとExcelデータからのデータ移行

導入するにあたって一番不安だったことは何でしょうか?

やはり「データ移行」です。これまでは既存システムにて部屋情報の管理をしつつ、Excelで駐車場情報の管理をしていました。システムが違うということは、これまで登録ができていた項目がなくなったり、今までなかった項目を登録しなければいけなくなったりします。
また、システムが違うため、データの持ち方が違うものも多々ありました。たとえば、既存システムでは、住所はテキストとして保持していました。i-SPでは住所の統廃合用にマスタとして住所を保持していて、住所マスタを更新するだけで登録されている物件住所が最新のものに切り替わります。マスタという概念はとても便利だとは思いますが、やはり不安は大きかったです。
そのため、データ移行を本当に行うことができるのか?という気持ちは、導入を決めてからも持っていました。

i-SP導入後に感じたメリット

では、i-SPを実際に導入してみていかがでしたか?

i-SPは基本パッケージの中で多くの情報登録ができますし、帳票のレイアウト修正も自社で対応できる機能があるため、活用の幅が広いシステムですね。
現在は、会計ソフトへの連動やポータルサイトへの募集データ連動、仲介会社向けのHP連動まで、管理・経理・募集のあらゆる面での情報の活用ができています。以前までと違い、パッケージの仕組みの中で機能の活用ができているため、分からないことがあった場合にはサポートセンターに聞くこともできますし、担当者の知識に左右されず多くの社員がシステムを活用できるようになりました。
また、当社は不動産の管理だけでなく、不動産開発など様々な事業をグループ会社で行っているため、ジョブローテーションによるグループ間をまたぐ部署異動も行っております。そのため、同じ部署に1人の担当者が長年所属しているとは限らない状況の中で、各部署の業務を誰が行っても同じレベルで行える必要があるのですが、i-SPになってからは運用マニュアルさえ整えれば、同じように業務ができますし、必要に応じてサポートセンターや当社のサポート担当の方に運用の相談をすることもできます。管理業務の平準化という部分で、導入実績の多いパッケージシステムであるi-SPに切替したメリットを感じています。

お打合せには何度も足を運んでいただきましたし、テストで何度かデータ移行を試していったことで、徐々にデータが埋まっていきました。
i-SPのどの項目に、どのデータを入れてほしいといった細かい希望も聞いていただけたので、最終的に求めている水準に達することができたのは心強かったです。

おっしゃる通り、データ移行は決して簡単ではありません。弊社の場合は専属の開発担当を設け、打ち合わせやテストを複数回行うことで、本番のデータ移行の精度を高めていくように努めております。

一元管理による業務スピードの向上

有難う御座います。i-SPを実際に導入されてみて、どのような変化がありましたでしょうか。

i-SPは、オーナー様、契約者様や取引先企業の台帳管理、契約情報の管理、月度単位での入金・送金管理、さらに会計ソフトとの仕訳データ連動までカバーをしており、情報の一元管理をすることができるようになりました。Excel管理の時に発生していたような更新漏れなどが事前に防げるようになりました。

Excel管理をしていたときは、いろんなデータが複数のExcelにまたがって存在していることも多々ありました。そのため、1つのExcelでは最新の情報になっているにも関わらず、他のExcelでは古い情報のままということもよくあり、何が最新の情報なのかが分からなくなってしまうこともありました。
i-SPではデータを常に最新のものに保つことができるようになり、業務スピードを向上させることができたと思います。

アカウント単位での権限管理

従来のシステムは、良くも悪くもシステムの自由度が非常に高く、極端なことを言えば、現場の方であって自由にデータの書き換えなどが可能な状況でした。i-SPではアカウント単位、部署単位での「セキュリティ設定」を行うことができ、機能ごとに閲覧・新規登録・データ更新・データ削除のいずれの権限を付与するかまで、細かく制御をかけることができるので、不正行為の抑止につながっているかと思います。

そうですね。ユーザー様によっては、「データを削除するのは管理者のみ」といった使い分けをされている方もおり、状況に応じた権限管理ができるかと思います。

また、弊社の場合は店舗数も10店舗以上あり、店頭社員も多数おります。セキュリティ面に限らずとも、誰がいつ何のデータを作成したかという「システムログ」を見られるのも便利だと思います。意図しないようなデータが見つかった場合に、誰が登録したかが分かることで、再発防止につなげることができるためです。

はい。ログについては、(権限状態によりますが)一般の方も見ることができるようなシステムログもあれば、管理者権限をお持ちの方しか見られないようなさらに詳細なシステムログもございます。また、ログを見ていただいてもご不明な場合は、弊社にて調査を行いさらに詳細な情報をお伝えすることも可能です。

家主WEBによる、家主対応の効率化

i-SPと一緒に「家主WEB」もお使いいただいていますが、現場や家主様のご反応はいかがでしょうか。

どの管理会社さんも同じだと思いますが、送金日前後は毎月業務量が増えるため大変です。特に収支報告はアナログな対応ですので、印刷・封入・発送という一連の流れをもっと効率化できないかと考えていました。
家主WEBは、収支報告書をWEB上からダウンロードしていただけるサービスとなるので、この一連の業務の短縮でき、業務効率化を図ることができました。また、家主様にとっても好きな時にダウンロードができるので、毎月収支報告書をファイリングしないといけない手間がなくなったとご好評いただいています。もちろん現在は希望された家主様のみのご対応となりますが、家主WEBはスマホでも見られることから今後の需要に期待しております。

家主WEBは管理会社様と家主様の双方にメリットがあるシステムだと考えています。例えば、500人の家主様に年12回送付していた収支報告書を家主WEBに切り替えることで、年間34.8万円の経費削減につながるシミュレーションでおります。

導入時・導入後も安心のサポート体制

最後に、システムを切り替えてからのサポート体制はいかがでしょうか?

稼動後も頻繁にお越しいただき、担当者の横に座ってご説明いただきました。手厚いサポートだと感じます。
頻繁に質問させていただくのですが、嫌な態度一つせず迅速に対応頂いており大変感謝しております。信頼できる担当の方でとても心強いです。
また、i-SPは「バージョンアップ」を無償で行っていただけるので、年々使いやすさが向上していっていると思います。今後も機能性を追及し操作性や扱い易さの向上を図って頂き、最高の管理システムになるよう期待しております。

ありがとうございます。
今後も御社、そして業務に関わる方も含めて利便性の向上を図れるシステムを開発して参ります。

ビジュアルリサーチ営業担当より
このたびはインタビューにご回答いただきありがとうございました。アーバンホーム様には定期的に訪問させていただいているのですが、いつ訪問しても社内がきれいで、社員のみなさまも気持ちの良いご対応をしてくださいます。インタビューではうれしいお言葉をいただきましたが、それに甘えることなく、「賃貸管理システムi-SP」の精度をさらに高めて、より業務改善ができるようにこれからも努めてまいります。今後ともどうぞよろしくお願いいたします。

○本ケーススタディに記載された情報は2018年02月27日掲載時のものであり、閲覧される時点では変更されている可能性があることをご了承ください。
○本ケーススタディは情報提供のみを目的としています。ビジュアルリサーチは、明示的または暗示的を問わず、本書にいかなる保証も与えるものではありません。

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