i-SP導入のメリット、管理業務の平準化に貢献！

常に変化する課題やニーズに対し、不動産管理や開発、介護事業、飲食事業、旅行事業、ホテル事業に至るまで、多岐にわたる取り組みを続けているシマダグループ様。
今回弊社商品「i-SP」を導入いただいた経緯やその後についてお伺いいたしました。

i-SP導入検討に至る経緯

そのため、次のシステム検討をする際には、さまざまな管理会社が利用しているメジャーな賃貸管理システムを導入したいという思いがありました。
そんな時にビジュアルリサーチのシステムは全国で1,000社以上の導入実績があると聞き、検討することになりました。

i-SP導入決定要因

新しいシステムを導入する際に、重要視したのは、導入実績の多い安心感のあるシステムかどうかということと、会計ソフトへの連動やポータルサイトへの募集データの連動等、基幹システムのデータを活用できるような拡張性があるかどうかということです。
以前までのシステムでも会計ソフトへの連動はできたのですが、冒頭にもお話ししたとおり、かなり改造によってマニアックなシステムになっていたため、システムに詳しい担当でないと間違ったデータができてしまうことも多く、データの整合性を保つことに苦労していました。
i-SPに魅力を感じたのは会計ソフトへの連動を含めた経理関連の処理に強く、導入実績が多いシステムということでの安心感がポイントになりました。
また、募集情報についても各種ポータルサイトへの出稿機能や仲介会社様向けの募集情報の掲載機能を使うことで、i-SPでの一元管理ができるため、システムの有効活用ができそうな印象が強かったですね。

i-SP導入後に感じたメリット

では、i-SPを実際に導入してみていかがでしたか？

i-SPは基本パッケージの中で多くの情報登録ができますし、帳票のレイアウト修正も自社で対応できる機能があるため、活用の幅が広いシステムですね。
現在は、会計ソフトへの連動やポータルサイトへの募集データ連動、仲介会社向けのHP連動まで、管理・経理・募集のあらゆる面での情報の活用ができています。以前までと違い、パッケージの仕組みの中で機能の活用ができているため、分からないことがあった場合にはサポートセンターに聞くこともできますし、担当者の知識に左右されず多くの社員がシステムを活用できるようになりました。
また、当社は不動産の管理だけでなく、不動産開発など様々な事業をグループ会社で行っているため、ジョブローテーションによるグループ間をまたぐ部署異動も行っております。そのため、同じ部署に1人の担当者が長年所属しているとは限らない状況の中で、各部署の業務を誰が行っても同じレベルで行える必要があるのですが、i-SPになってからは運用マニュアルさえ整えれば、同じように業務ができますし、必要に応じてサポートセンターや当社のサポート担当の方に運用の相談をすることもできます。管理業務の平準化という部分で、導入実績の多いパッケージシステムであるi-SPに切替したメリットを感じています。

i-SPの活用方法

ありがとうございます。現在使っているサービスの活用方法を教えていただけますか？

まずi-SPの基本機能は各部署毎に有効活用できていると思います。新規契約時には契約書や入居の案内資料も含めた必要書類の印刷をしていますが、少し雛型を変更したい時や資料を追加したい時には、レイアウト変更機能を使って即時修正できるため、状況に応じた柔軟な対応ができています。
また、入居者からの賃料入金やオーナー様への送金業務、各取引業者様への支払業務など、お金に関わる部分の管理は全てi-SPで対応できています。データ入力をすればするほど、貴重な情報を履歴として蓄積できるため、各業務担当者以外でも履歴を確認することでオーナー様の状況を把握できるようになりました。当社は特にオーナー担当制にしており、オーナー担当者がさまざまな情報を確認する機会が多いため、i-SPで一元管理することのメリットを感じています。
同じようなことにはなりますが、当社の建物管理の部署は事務所が本社とは別の場所にあるため、オーナーや入居者からの問合せやクレームの社内共有が課題となっていましたが、現在はi-SPの問合せ登録や修繕登録機能を使うことで、部署をまたいで状況の確認ができるようになりました。こういった情報も特にオーナー担当者からはいつでも情報が確認できるようになって便利になったと好評です。
また、会計連動の機能を使っているため、各入金業務や送金業務のデータが会計ソフトに連動して取り込みできるので、賃貸管理部門と経理部門での2重入力の手間を削減でき、その時間をデータのチェックや社内運用ルールの見直しに当てられるようになりました。
募集情報に関してもi-SPの情報を各ポータルサイトや仲介会社様向けの自社HPに連動させているため、i-SPに正しい情報を入力することで、申込の入った物件の情報を漏れなく更新したり、賃料変更時の情報修正を1つの処理で完了できており、情報を正確に無駄なく更新できるようになっています。

科目残高が把握できるようになりました。また毎日の家賃入金取込がスムーズになり、月末処理のため業務時間外２時間程度かかり処理していたのが、業務時間中に終了することができるようになりました。

ビジュアルリサーチに対して

ビジュアルリサーチへのご要望、今後期待することなどお聞かせください。

i-SPを使い始めて2年が経過しました。使い方にも完全に慣れてきて、社内運用も固まってきましたので、これからはさらに情報を有効活用してオーナー様や入居者様へのサービスに活かせるように拡張していきたいと思っています。
各部署毎にやりたいことが出てきていますので、まだ使えていないオプション機能を含めて、今後も何か良い提案があれば教えていただきたいと思っています。
まずは先日ご提案いただいたオーナー様へのWEB上での情報提供サービスを検討して、今までできていなかった新たなサービスをオーナーに提供できるように活用していきたいと考えております。

シマダハウス様の今後のビジョン

最後に、今後の事業展開についてお聞かせください。

当社ではオーナー様の資産に関わる課題解決に取り組み、事業展開を拡大してきました。今後も時代の変化をとらえつつ、オーナー様にメリットを供与できるご提案を続けていこうと思っています。

ビジュアルリサーチ営業担当より
このたびはインタビューにご回答いただきありがとうございました。 シマダハウス様とは様々な部署の方々とお会いさせて頂いておりますが、どなた様も非常に気さくにお話して頂き、また、訪問するたびに新たな魅力に気づかされます。
インタビューではうれしいお言葉をいただきましたが、それに甘えることなく「賃貸管理システムi-SP」の精度をさらに高めて、より業務改善ができるようにこれからも努めてまいります。 今後ともどうぞよろしくお願いいたします。

○本ケーススタディに記載された情報は2018年03月27日掲載時のものであり、閲覧される時点では変更されている可能性があることをご了承ください。
○本ケーススタディは情報提供のみを目的としています。ビジュアルリサーチは、明示的または暗示的を問わず、本書にいかなる保証も与えるものではありません。