管理業務から募集業務までシステム統一によるデータ一元管理の実現

「アイフィットグループ」の一員であり、不動産の総合商社として、住宅用宅地の開発や販売、メゾン・ド・シリーズをはじめとする賃貸マンション約2,000件の管理・入居斡旋、中古住宅・マンションなどの売買仲介などを行っています。
ショクサン地所様は弊社製品「SpaceManeger」から「i-SP」に切り替え、合わせて仲介管理システム「i-CM」を導入していただいております。
システムの切り替えによってどのような効果があったかインタビューさせて頂きました。

SpaceManegerからi-SPへ切り替えた経緯とは！

弊社製品「SpaceManeger」を長年ご利用いただいておりましたが「i-SP」に切り替えるきっかけは何かあったのでしょうか？

問題なくSpaceManegerで業務を行っていたので特に不満などがあったわけではありませんが、これまでできていなかった管理もi-SPを利用することで効率的に業務をこなせるのではないかと感じました。
例えば、i-SPでは契約者、取引業者への入送金データも管理できるので、ゆくゆくは入送金の仕訳データを会計ソフトに取り込むことで業務量の削減につながりますし、これまでExcelファイルで管理していた修繕業務や問合せ情報もi-SPに取り込むことで、社内で情報を共有し、対応の漏れや業務の効率アップに繋がると思いました。

i-SPを利用することで生まれた効果とは！

実際にi-SPに切り替えていただきどのような変化を感じたでしょうか？

まずお金周りの管理の仕方がわかりやすくミスを軽減することができていると思います。契約登録を行うことで契約終了日までの各月の請求データが作成され、何月にいくらの請求が発生しているかがわかりやすいです。これにより前受金などもミスなく管理できるようになりました。
あとは修繕業務が管理できるようになったのは非常に大きいです。あとで誰が見ても情報を共有でき、これまでは工事が中断、中止になった場合など、どういう状況になっているかが不明確になっていましたがしっかり管理できるようになりました。
修繕に関する請求漏れなども減少することができています。

切り替えたことで効果があってよかったです。何か不満に思う点などはありますか？

今後会計ソフトへの仕訳データの取込を行いたいと考えているので、そのために正確に詳細なデータを登録する分、以前より登録が大変になった点もあります。
また、まだまだ機能を使いきれていない点も課題と感じております。

今後も業務課題のヒアリングをさせていただき、使用していない機能のご提案や業務改善に努めさせていただきます。

i-SPとi-CMを連動させることで一元管理が実現！

i-CMで反響管理を強化！

i-CMで反響、および顧客対応の管理を行っていますが運用はいかがでしょうか？

ポータルサイトからの問合せをi-CMに取込み、メールのやり取りや電話などその他対応を履歴管理できるので、スタッフがどのように対応しているかが共有できます。
そのため対応の引継ぎが容易なのはもちろんのこと、対応内容を分析し、スタッフの教育にも活かすことができると思います。
また案内メール機能では、システムで設定した頻度で自動的にお客様へ物件紹介メールが送れるので、最終対応から一定日数経過して方へのアクションができる点も魅力です。
未対応の件数や最終対応からの日数も掲載されているので、返信漏れなども軽減させることができています。

手厚いサポートで切り替え、導入もスムーズに！

i-SPの切り替えやi-CM導入で苦労された点などありましたでしょうか？

SpaceManegerからデータを一通り移すことができるので、切り替えは比較的にスムーズに行うことができました。当然システムを切り替えるということは一から使い方を覚えなくてはならず苦労しますし、最初はわからない点や慣れない点もありましたが、頻繁にサポート担当の方が訪問し、操作説明や運用についても相談にのっていただけました。
その後も不明点はコールセンターの方やサポート担当の方に丁寧に教えていただけています。

ビジュアルリサーチ営業担当より
このたびはお忙しい中インタビューにご回答いただきありがとうございました。システムは導入して終わりではなく、より効果的に活用していただけるようサポートも手厚く対応してまいります。今後もショクサン地所様の業務改善にお力添えできればとおもっておりますので、よろしくお願いいたします。

○本ケーススタディに記載された情報は2018年07月23日掲載時のものであり、閲覧される時点では変更されている可能性があることをご了承ください。
○本ケーススタディは情報提供のみを目的としています。ビジュアルリサーチは、明示的または暗示的を問わず、本書にいかなる保証も与えるものではありません。