i-SPに情報を集約!部署間連携強化により顧客対応効率化

賃貸管理システム

・賃貸管理システムi-SP

[香川県]株式会社アルファ・トマム 様

  • 代表:尾﨑 浩史
  • 管理戸数:1,650
  • 地域:高松市全域・木田郡三木町
株式会社アルファ・トマム

株式会社アルファ・トマム様は香川県高松市にて地域密着型不動産会社として地域の情報に精通し、お客様ニーズや利便性を第一に考える『お客様第一主義』理念のもと、お客様にとって価値あるサービスの提供とリノベーションプロデューサーによる圧倒的なリノベーション力で機能性とデザイン性を兼ね備えた提案や、手広い賃貸管理を展開しておられます。
弊社システムを利用した情報の一元管理について詳しいお話を伺いました。

i-SP導入の経緯について

賃貸管理システムi-SPを導入する以前は、どのような問題点がございましたか。

i-SP導入以前はSpace Managerを利用しておりましたが、管理戸数の増加に伴い、入力する社員によって情報の入力の程度にバラつきがありました。
担当部署や担当者ベースで情報をExcel管理していることから情報の一元化が図られておらず、担当部署や担当者しか把握していない情報があり、都度聞き取りする必要がありました。
情報の共有化が出来ていないために進捗状況が分からないといったことでお客様にご迷惑をおかけすることや、入力作業など二度手間が多くなり問題となっておりました。

システム導入を検討した決定的な理由とビジュアルリサーチに決めて頂いた決定的な要因についてお聞かせ下さい。

部署ごとで情報を所有しているのは効率的とは言えず、社内で情報の共有を行うことで対応漏れの把握をしました。
また、入力ルールの見直し・取り決めをすることで、精度の高い情報登録の平準化や、二重登録の減少、ひいては業務効率化が図れると思いました。
i-SPの前身のSpace Managerと同じ会社のシステムなのでデータコンバートが可能なことと、操作性や費用面を考えた際に他社に切替するよりもパフォーマンスが良いと思いました。

i-SPに切り替えて良かった!

i-SPに切り替えて頂いたことで切り替える以前と比べどのような変化がありましたでしょうか?

i-SPではSpace Managerより情報の登録箇所が多くなりましたが、入力ルールを設けることで二重登録による二度手間の防止と、情報の整理により今まで担当者に聞かなければ分からなかったオーナー様や物件、契約者・入居者の詳細な情報をi-SPから確認できるようになりました。
聞き取りに要していた時間がなくなり、問合せやクレーム対応の際、入力作業の途中でも他の情報入力が出来るので、作業を止める必要がなくなりました。
i-SPを通じて情報の社内共有をすることで、部署間の連携(特に修繕業務における、更新や退去の確認など)が図れるようになり、今まで登録に費やしていた時間をオーナー様への訪問や提案に費やすことが可能となりました。
おかげ様でオーナー様のCSを高め、最も気にされる空室問題を解消すべくリノベーション事業を立ち上げに至り、オーナー様へ効果的な提案を行えるようになりました。
今では賃貸事業、売買事業、仲介事業と共に当社の業務の柱となりました。また管理物件ではないが、修繕等の対応をi-SPに登録しており、そこからタイムリーな提案を行うことで物件の管理を任せて頂くこともありました。

四国高松にも事務所開設!全国12支店の手厚いサポート!

i-SPの切替で苦労された点はありましたでしょうか?

事業譲渡を受けるタイミングでのi-SP導入であったため、他社ソフトからのデータ移行やデータチェック、i-SPの操作、i-SP本稼働までSpace Managerとの二重登録など、多忙極まりない状況でしたが、サポート担当の方が頻繁に訪問して操作説明や運用の相談に乗って頂き切り替えることが出来ました。

切り替えた後も疑問点・不明点についてコールセンターの方やサポート担当の方が、迅速・丁寧に分かりやすくアドバイスして頂き活用することが出来ています。
今年より高松市に事務所が開設されたことでより一層安心してi-SPを利用することが出来ています。

年に1回のバージョンアップ!オプション商品に期待!

ビジュアルリサーチへのご要望、今後期待することなどお聞かせください。

業務の効率化が課題なので、i-SPがより使いやすくなるようバージョンアップを期待しております。
また、当面の課題としてオーナー様への毎月の送金報告の作成から郵送までの作業短縮が出来ないかと考えています。サポート担当の方より紹介して頂いた、家主WEB・アプリを使うことで効率化が図れるのではないかと検討しています。

ビジュアルリサーチ営業担当より
貴重なご意見を頂きありがとうございます。 今後も貴社の更なる発展にご協力していけるよう今後も幅広くサポートやご提案を行えるよう努めてまいります。

○本ケーススタディに記載された情報は2018年11月09日掲載時のものであり、閲覧される時点では変更されている可能性があることをご了承ください。
○本ケーススタディは情報提供のみを目的としています。ビジュアルリサーチは、明示的または暗示的を問わず、本書にいかなる保証も与えるものではありません。

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