“日本一マメな不動産屋”のご希望をオリジナル改造で実現！

“日本一マメな不動産屋”を掲げられているのうか不動産様。
学生集客にとても力を入れられており、全国的にも著名な不動産会社です。ブランド作りや入居者サービスなどの他社評価も高く、仕事に対する「マメ」さを体現されています。
のうか不動産様では弊社管理システム「i-SP」や仲介システム「i-CM」などを導入していただいております。
システムの導入によってどのような効果があったかインタビューさせて頂きました。

地場システムからの切替

まずは弊社製品「i-SP」の導入までのいきさつを教えて頂けますでしょうか。

i-SP導入前は、他の業者様で開発したシステムを使用していました。自社オリジナル仕様にカスタマイズを重ね使いやすくはなっていましたが、一方で、さまざまな法改正への対応や急速なテクノロジー進化への適応といったソフトウェアのアップデートに関する点と、保守・サポート面の将来的な不安の点で、課題をかかえていました。

地場のシステム会社様ですと、地域密着で柔軟な対応をする反面、ご担当者の高齢化や事業終了などによってシステム切替を検討される企業様は一定数いらっしゃいます。弊社以外のシステム会社は検討されたのでしょうか。

基本的にはビジュアルリサーチさん一択で考えてきました。当社の場合はオリジナル仕様のカスタマイズができることがシステム選びの最重要条件でした。ビジュアルリサーチさんであれば、大きな不動産会社さんのカスタマイズ実績も多数あるという安心感がありました。
また、昨今ではDX化という言葉も浸透しておりますが、当時はこれから世の中がいろいろ変わっていこうとしているタイミングであったため、それに対応できる開発力やスピード感というものでも期待をしていました。

2倍の業務効率化を実現

ありがとうございます。実際に導入されてみて、どういった点が業務改善につながりましたでしょうか。

大きく3点が業務改善につながったと考えております。

1）i-SPから出力できる各種帳票のレイアウトをいつでもカンタンに変更できる点が便利です。
日々の業務改善を書式にもタイムリーに反映できるため、改善の実行スピードが各段にあがりました。
2）いろいろなデータをExcelに出力できる点が便利です。
これまでは紙で目視チェックしていた作業が、データで機械的にできるようになり、ミスがなくなりました。
3）収支計算、収支明細の作成が2倍以上にスピードアップしました。

i-SPでは各種帳票のレイアウト変更が自由にできますので、作り込むことによって様々な場面に柔軟な対応ができるようになると思います。貴社もかなり作り込んでいらっしゃると思いますが、帳票「新規契約書」を出力する際には、同時に鍵預り証や保証人承諾証、各種ご案内書類も一緒に印刷するように工夫されているというのは良い取り組みだと思います。

レイアウト変更は難しい技術は必要なく、Excelファイルをi-SPに取り込むことでレイアウト変更ができるという仕組みですから、社内で対応が完結できるというのは良いと思います。

そうですね。ちなみに、システムの肝はお金回りとなってきますが、家主様への収支報告書の作成スピードが2倍以上にもアップされていたのですね。2倍以上というのはかなり大きな数字だと思いますが、具体的にどういったところで大幅に効率化できたのでしょうか。

送金業務を開始してから収支報告書の作成完了までの時間が大幅に短縮できております。
家主様への送金業務では正確な数字を出さなければなりません。ただ、どの会社様でも同じですが、送金するお金もあれば控除するお金もあります。このようなデータの抜け漏れがないかというチェックは毎月慎重に実施しております。
旧システムではチェックするためのデータをある程度は出力できたのですが、あくまでも「ある程度」でしかなくシステムの画面と手元の資料を目視でチェックするということも発生しておりました。i-SPでは送金に関するデータをチェックリストとして網羅して出力することができますので、Excel間で突合をすればすぐに差異チェックを終えることができます。
このようなお金のチェックが非常に簡単で正確に行えるようになったと思っています。

i-SPは会計ソフトとも連動できるシステムですので、お金回りにはかなり力を込めております。そういったお声をいただけてうれしく思います。運用の話だけではなく、システム面ではいかがでしょうか。

旧システムの場合は送金処理を開始すると、システム全体が非常に重くなってしまいました。その間に無理に処理を進めようとすると完全に止まってしまうといったことも起こっていました。
i-SPでの送金処理は送金日単位で実施をしますので、画面遷移の回数などは増えてしまっておりますが、全体の処理時間としては大幅に短縮されています。また、送金処理中であってもシステムが重くなるということもなく、他部署への影響を気にせず、好きなタイミングで処理ができるようになったのもうれしいところです。

i-SPはデータ数が何万、何十万といった企業様でもご利用いただいておりますので、（サーバーのスペック次第ではありますが）処理の負荷軽減についても考えられております。
先程、システム選びの最重要基準に「カスタマイズ」があるということでしたが、その過程はいかがでしたか？

i-SP導入時には数多くのカスタマイズを行いました。どんな複雑な内容にも、何度も打ち合わせを重ねながら実現に向けて一緒になって考えていただき、二人三脚で取り組んでいる感じがとても心強かったです。

逆にシステムを導入する際にはどういった点が一番大変でしたでしょうか？

システムを切り替える際には急にバッと切り替えられる訳ではなく、旧システムとの並行期間が発生します。単純にその間はシステムの入力量が2倍相当になりますので、その間は非常に大変でした。

旧システムからのデータ移行などは弊社側で実施することができますが、日々のデータの登録などはどうしてもお客様側で登録していただく必要があります。弊社システムに限らず、どのシステムへの切り替えでも発生してしまうものとなりますが、どうしてもその間の業務負担は増えてしまうと思います。
貴社の場合は、システムの本番切替の前に、テスト期間というものも設けましたが、今振り返って見てこのテスト期間は必要だと感じましたか？

はい。弊社ではシステム切り替えをする1年ほど前にテスト期間として社員の練習の場を設けました。その間に少しずつ習熟度を高めたり、データの整備を実施したりすることができました。この事前準備に時間をかけたことが、導入をうまく行かせるためのポイントになったと感じております。

請求書を紙面ではなくWEB上でお客様にお送りするサービス「請求書WEB」もご利用いただいておりますが、こちらの使い勝手はいかがでしょうか？

請求書WEBはインボイスの発行もすることができるのですが、
まだ機能としては改善の余地があると思いますので、その点は今後のバージョンアップに期待いたします。
一方で、当社は元々請求書の発送はしておらず、どうしても紙面で欲しいといった方にだけ郵送するという対応をしておりました。
こういった方たちには一律で請求書WEBのリンクをショートメールでお送りし、WEB上で請求書を確認いただいております。
紙面での発送をなくすことができたのは良かったと思います。

率直なご感想ありがとうございます。請求書WEBは弊社としても力を入れていくサービスでございますので、ご期待に応えられるよう努めさせていただきます。

システム導入後も安心のサポート体制

システム切替は当然ながら導入することがゴールではなく、導入後からが本当の意味でのスタートになるとも言えます。日々のご不明点等はビジュアルリサーチのサポートセンターでご対応をしておりますが、こちらの印象も教えていただけますでしょうか？

イレギュラーな処理やトラブルのときに問い合わせさせていただいております。どなたが電話に出ても常に良い印象を受けます。また、やりとりが複数回になるときに、初めにご対応いただいた方が不在の場合でも問い合わせの内容が他の方にも伝わっているので、話がスムーズに進み助かっています。
また、1社に1人の担当スタッフの方もついていただいておりますが、問い合わせや急な要望にいつも迅速・丁寧に対応してくださり、また電話・メールでこまめに進捗状況を連絡いただけるので、安心してご相談することができています。何よりこちらからの要望を「出来ない」ではなく「出来るためにはどうするか？」という視点で検討していただける点がとても心強いです。

今後、i-SPをどのように使っていきたいかなどの展望がございましたら教えてください。

これまで手作業や紙ベースで行っていた業務を、今後はシステムの活用やペーパーレス化を進めていきます。テクノロジーの活用は業務の効率化、生産性向上に直結します。不動産業界に限らず異業種の事例などあらゆる情報をとりいれながら、業務革新と価値あるサービスの創造を加速させていきたいと考えています。i-SPについても、まだまだすべての機能を把握・活用できていない面がありますので、せっかくのすばらしいシステムをフル活用できるように取り組んでいきたいと思っています。

本日はお時間をいただきましてありがとうございました。

ビジュアルリサーチ営業担当より
このたびはインタビューにご回答いただきありがとうございました。のうか不動産様のシステム導入時から現在に至るまでの担当をさせていただいておりますが、皆様とても生き生きと前向きに仕事をされていると常々感じております。
貴社のエネルギーに負けないよう、弊社も業務サポートを今まで以上に「マメ」に励んでいきたいと考えております。今後ともどうぞよろしくお願いいたします。

○本ケーススタディに記載された情報は2023年02月01日掲載時のものであり、閲覧される時点では変更されている可能性があることをご了承ください。
○本ケーススタディは情報提供のみを目的としています。ビジュアルリサーチは、明示的または暗示的を問わず、本書にいかなる保証も与えるものではありません。