賃貸管理業務の情報を一元管理するならi-SP！

プランニング→設計・施工→資産管理（アフターフォロー）まで、マンション経営のすべてを自社内でトータルサポートができることが強みのテスク様。また独自技術の開発で多くの特許を取得しており、独自開発された「外断熱工法」で造られた賃貸マンションは、一般の建物の5倍以上に及ぶ200年の耐久性と高い居住性能を実現。
今回は、オーナー様の資産管理・運営を担っている賃貸管理部門における弊社商品の活用方法・導入効果をお伺いしました。

賃貸管理業務をトータルサポートしてくれるシステム探し

なるほど。今まで利用してきた賃貸管理システムで苦労されていたことはございましたか。

契約管理、家賃の入金管理、オーナー様への送金業務、賃貸管理システムと会計ソフト間での財務データ連動と、一通りの業務はシステムで対応していました。ただ、賃貸管理システムだけで管理業務の情報すべてを一元管理はできていませんでした。
例えば、空室問い合わせ対応時に、賃貸管理システムの情報と社内で管理している情報の両方の確認が必要でした。
賃貸管理システムへの登録作業の他に、色々な資料作成・書類確認をしていたいので作業効率はあまり良くありませんでした。

同じ情報のデータを賃貸管理システム・社内用資料に登録するのは、単純に2倍の作業が発生してしまっていたということですね。

はい。特に建物管理業務（建物の修繕管理、入居者様からの問い合わせ管理など）に関する情報は、賃貸管理システム以外のもので管理をすることが多かったので、建物管理業務の情報も一元管理ができるシステムを探していました。システム検討時は、数社の賃貸管理システムから検討していましたが、「修繕管理」「問合せ/クレーム管理」「財務データ連動」の機能が充実しているシステムはビジュアルリサーチ様のi-SPだけでした。

ありがとうございます。

導入のポイントは「機能面の充実」と「安心のサポート体制」

「無償のシステムバージョンアップ（年1回）」「サポート体制が充実している」という2点です。
バージョンアップについてですが、定期的に無償で機能強化などの対応が実施されるという点が魅力でした。システム導入後、5年もたてば、不動産業界の変化・消費者ニーズの変化にシステムが対応できなくなってくるのはあたりまえですが、i-SPでは定期的なシステムバージョンアップが実施されているのでその心配がありません。長期的に安心して利用していけるシステムという点で、評価が高かったです。
また、サポート体制も重要なポイントでした。
以前利用していたシステムは、サポート拠点が北海道にはなく、電話でのやり取りが基本でした。電話だけのやり取りだと、コミュニケーションがうまくとれないと感じる場面が多々ありました。ビジュアルリサーチ様はサポート拠点が北海道にあり、営業時間中は常時対応してくれるコールセンターもあるということで、運用サポートついても安心してお任せできるという印象を持ちました。

システム導入時に苦労されたことを教えてください。

旧システムのデータをi-SPに移行するのが大変でした。
基本的なデータは旧システムからデータコンバートをしたのですが、最新の情報ではないデータ・不要なデータなども旧システムには残っていました。
新システムへ切り替えるにあたり、最新の綺麗な情報で稼働したかったので、データコンバート後の「データ修正」・「不足部分のデータ登録」という作業が多く苦労しました。ただ、システム納品から本稼働をするまで、ビジュアルリサーチ様の導入サポート担当の方が定期的に来社し導入支援をしてくれたので、スムーズに本稼働ができたと思っています。

賃貸管理業務の情報はすべてi-SPに集約。情報の一元管理によって業務効率が大幅に向上！

i-SPを導入したことにより業務改善・効率化された点をお聞かせください。

まだ100％ではありませんが、管理業務に関する情報をシステムで一元管理できるようになってきたという点が最大の効果だと思います。
具体的な話ですと、今まではエクセル・手書きで作成していた領収書・物件マイソク資料、決済資料等の書類を、システムから出力できるようになったこと。システムの情報から書類を出力できるようになったので、別資料作成時におきていた単純な入力ミスをすることがなくなり、書類作成の時間も大幅に削減できています。
またi-SPでは各台帳（契約台帳、建物台帳等、家主台帳等）にドキュメント保存ができる機能があります。弊社では、新規契約時の賃貸借契約書や申込書等、入居時に関連する書類一式をPDFでi-SPの契約台帳に保存をする運用ルールにしています。
入居者様から解約の連絡が入った際に都度、離席して賃貸借契約書等を確認しなくても、システムの契約台帳をみれば契約時の状況をすべて確認ができる状態です。今まで紙媒体で保管していた書類、社内ファイルサーバーに保存していたファイルの保管場所を、i-SPに集約したことにより、部内の物件担当以外でも必要な情報がすぐに入手できる環境です。
システム外で作成・管理していたものが、i-SPだけで対応可能になり、その効率化できた時間を活用し「ダブルチェック」業務を行い、さらに人的ミス等を防止するという、良い環境ができてきています。

それは、システム（i-SP）に登録してある建物・部屋台帳のデータが、不動産ポータルサイトに入稿されることで、不動産ポータルサイト側への登録作業が削減できたからでしょうか。

はい。もちろん、ポータルサイト側への2重登録作業が削減でき、事務作業が効率化できたというのはあります。
その他にも、ビジュアルリサーチ様の連動サービスは、i-SPが保持している建物・部屋台帳の情報をポータルサイトに連動する際、詳細な連動設定が可能で、ポータルサイトに入稿できる情報の質が格段に充実したと思います。
仲介業者様には、弊社が公開している不動産ポータルサイト・仲介業者様向けのポータルサイトで空室情報を確認していただいています。掲載情報の内容が充実したことにより、仲介業者様からの簡単な内容の問い合わせは減少し（サイトをみれば募集内容が理解できる）、より成約に近い問い合わせに十分な時間を使えるようになりました。

登録作業時間が単純に減少したというだけではなく、問合せ対応時間の削減にも繋がっているいるようでお役に立てて光栄です。

財務ソフトとの連動に関しては、i-SPに切り替えてから、新たに業者様への支払・出金データの連動を始めています。
今までは財務ソフトに手打ちしていた支払伝票をデータ連動・取込することにより、事務作業が大幅に少なくなりました。ほぼ丸一日かかっていた作業が、現在は確認作業も含め1時間ほどで対応できています。財務ソフトに登録する際の入力ミスが発生しなくなったのもメリットですね。

弊社のサポート体制について印象を教えてください。

サポート担当の方は、弊社の運用を理解したうえで、システム問合せの回答・運用提案をしてくれていて非常に良い印象です。
またコールセンターの方たちも、不明点・問い合わせに対してすぐに回答・解決してくれるので頼りにしています。やはりサポート拠点が北海道にありコミュニケーションがとれているので、緊急トラブル時などにも、すぐに連絡がとれるというのは大きいメリットです。

管理部署の従業員全員が同じ水準で業務処理ができる仕組みづくり

今後の展望、システムの活用方法についてお聞かせください。

i-SPを活用することで、部署の従業員の誰もが、同じ水準で業務処理ができるようにしていきたいです。
例えば、募集・契約担当者がいないので、募集条件の交渉が入った際に内容がわからない・契約書の作成ができない・契約の進捗状況がわからないというケースは組織として望ましくありません。誰が対応しても同じ水準の業務処理をできるのが部署としての目標です。その為には、i-SP活用方法の社内ルールの徹底やマニュアル作成、i-SPのデータの充実、ということが必要になってきます。
目標達成に向けて、今後も色々と相談すると思いますが宜しくお願いします。

はい。こちらこそ、微力ながらお役に立てるよう努めますので、宜しくお願い致します。
最後になりますが、今後、ビジュアルリサーチに期待することについてお聞かせください。

民法改正などにともない、今後ますます不動産業界全体が変化・進化していくと思われます。ビジュアルリサーチ様には、それに対応できるようスピード感をもった、システム改善・バージョンアップを期待しています。
現在までに数多くのシステムを利用してきていますが、ほとんどが5年~6年で切替をしてきています。ビジュアルリサーチ様とは末永くお付き合いできることを願っております。

はい。今後も貴社の更なる発展にご協力できるよう、より良いサービス作りをしていきます。本日はありがとうございました。

ビジュアルリサーチ営業担当より
テスク様は、「賃貸管理システムi-SP」の他にも「不動産ポータルサイト連動サービス」「財務ソフト連動サービス」「データセンター」「VICCS家賃保証サービス」を活用いただいております。
「賃貸管理システムi-SP」に集約した情報を、様々な業務に連動・活用することで、業務改善・効率化に成功したモデルケースとしてご紹介させていただきたいと思いました。今後もテスク様のご発展にお力添え出来るよう努めてまいりますので、今後ともどうぞ宜しくお願い致します。

○本ケーススタディに記載された情報は2017年10月11日掲載時のものであり、閲覧される時点では変更されている可能性があることをご了承ください。
○本ケーススタディは情報提供のみを目的としています。ビジュアルリサーチは、明示的または暗示的を問わず、本書にいかなる保証も与えるものではありません。