少数精鋭で合理化を追求。全業務の約半分をシステム化

Windowsが日本に普及する以前からすでに賃貸管理業のシステム化に取り組まれていたという川島不動産。昭和45年の創業以来「お客様のご期待以上のサービスの提供」を基本理念として少人数精鋭の経営を確立するかたわら、社長自ら講演や勉強会等を頻繁に手掛け、地元のPTA会長も務めるなど、不動産業界と地域の発展に貢献。そんなオピニオンリーダー的な存在の川島社長と、システム導入をご担当頂いた塩田店長に、長年に渡ってお使いいただいているビジュアルリサーチ商品のご感想と業務効率を上げるポイントについて伺いました。

使ってみて 「良い」 からこそ教えたくなる賃貸管理システム

懐かしいですね！当時のシステムは、かなり高価だったのを覚えています。

ええ。Windowsが普及する前までは、日本中で広く使われていたものでしたが、その後生産が打ち切りになるという事態に直面し、基幹システムの変更を余儀なくされました。

そこで、当社へお問合せをいただいたというわけですね。

はい。それまで当社で使っていたような、独自のアーキテクチャをベースとしたシステムでは、他社の製品との互換性がなく、ハードウェアの進化と共に時代遅れとなってしまうのが致命的な欠点でした。また、ＬＡＮにも対応していなかったので、社員全員の情報共有が可能になるようなシステムを探していたんです。そんな時にビジュアルリサーチの賃貸管理システムを知ったというわけです。

現在でも過去のソフトウェア資産活用のために、それらを使用しているところもあると聞きます。
では具体的に、弊社の賃貸管理システムのどういった点を評価して頂けたのでしょうか。

それまで使用していたシステムの機能は全て網羅されていたので、必要十分条件は満たしていました。他のシステムももちろん見ましたが、当時から機能面の充実で言えばビジュアルリサーチが際立っていたと思います。また、採用した理由のひとつに、ビジュアルリサーチの賃貸管理システムがマイクロソフト社の製品（Access・SQLサーバー）を使用して作られたソフトだということも挙げられます。特に当社では、それまでのシステムの生産終了という憂き目にあっていましたから、これからの長期運用を考えた場合に、私としてもこれは大きな魅力でした。基盤がマイクロソフトなのだから、ビジュアルリサーチさんが潰れない限りは大丈夫だろうと。「潰れちゃうんじゃないかな」っていう不安も正直ありましたけれど(笑) 今ではこんなに立派な会社になってね。

ありがとうございます。最近当社でも、i-SPをお使いいただいているお客様からのご紹介で、システム導入に至るケースが増えております。川島社長にも２社ほどご紹介をしていただきましたね。

やはり、使ってみていいと思っているから、知り合いにも紹介できるんですよね。同業者間での評判が良ければ、それだけ説得力も違います。今でこそ後発のパッケージソフトが色々と出回ってきているようですが、ビジュアルリサーチさんとは付き合いも古いですし、いいところも悪いところも知っています(笑) パートナーとして共に歩んできた歴史がありますから、信頼を置いていますよ。

少数精鋭で合理化を追求。i-SPで全業務の約半分をシステム化

家賃の振込分に関しては、システム上で毎日チェックをしています。それがやや面倒ですね。全ての家賃が引き落としになるか、弊社で採用しているサイバーエステート家賃サービスでの支払いになれば、御社の賃貸管理システムとの連動が可能ですから、もっと良いと思います。業務効率を上げていくために、日頃からそういったアプローチをかけるよう心掛けています。

通常３時には銀行が閉まるのでそれから作業を行っても、弊社の場合ですと十分間に合います。でもあまり切羽詰った時にはドキドキしちゃって心臓に良くないですが(笑) ６時ギリギリなんてことも過去にはありましたよ。何しろシステム上での処理が早いので、直前まで入居者様の入金を待つことが出来るのがありがたいですね。

契約書をシステム出力にすることで、事務作業30％減を実現！

ありがとうございます。賃貸管理システムを一から入れ直す際に、大変だったことはありますか？

やはりデータ移行は大変でしたよ。それにどんなソフトウェアであっても、大なり小なり癖というものはあります。入金処理の仕方にしても、台帳の登録方法一つとってみてもそうです。契約内容だってイレギュラーな処理というのは現実問題としてたくさんあるわけじゃないですか。問題なのは、「じゃあそれをどうするのか」ということですよね。

そこをシステムに合わせる形で業務の標準化を行ったということですね。

ええ。もちろんその方がずっと効率がいいですからね。現在使用しているi-SPでは現場に即した細かい設定をカスタマイズ無しでできます。

柔軟性もあったということですね。

ええ。そういう意味では業務を全てシステムに合わせると言ってもそれほど苦労はありませんでしたね。これは不動産専門のソフトウェアを手掛けるビジュアルリサーチならではだと思いますよ。

システム化に成功している業務の割合としてはどれくらいになりますでしょうか。

i-SPを使って行う業務は、全体の5割以上を占めています。当社としては、もうi-SP無しでは業務が成り立たないと言っていいと思います。導入してからもカスタマイズやバージョンアップを依頼して、更なる業務改善に努めています。実際に弊社で機能追加を行った例としては、今まで全て手書きで交付を行っていた更新契約書の作成といった業務を、システムで処理することにより、事務作業全体の約20～30％を削減することに成功しました。

一つ一つを手作業で行っている場合、管理戸数と作業時間は正比例します。弊社ではi-SPを使用しているため、契約数が増えてもその分時間がかかるということはないですね。繁忙期や送金前であっても、残業で首が回らないなんてことはほとんどありません。スタッフにもよりますが、ほとんど残業することなく退社できているので、ありがたいです。少人数で管理が行えていることはもちろん、システム化できる度合いをどんどん増やしていくことで、お客様への対応や、より収益性の高い売買部門に力を入れられるようになりました。なかなかここまで広範囲に渡って管理会社の業務を網羅できるシステムは、i-SPの他にはないんじゃないでしょうか。

今後も「お客様の期待以上のサービスの提供」を目指して

今後ビジュアルリサーチへ期待することは何でしょうか。

一度、i-SPを利用しているユーザー集めて勉強会なんかをやったら良いと思いますね。我々ユーザーにとって有益な新製品の情報などもそうですが、やっぱり一不動産会社として他社のやり方や、成功の秘訣というのは知りたくなるものです。i-SPには全国の不動産のノウハウが詰まっていますから、効果的な運用方法を共有し合えるような場を期待しています。私も頼まれれば、喜んでお話しますよ。

本当ですか！ではその際にはぜひ成功事例として改めてご紹介をさせて頂きたいと思います。最後に、今後の展望をお願いいたします。

仕事は現場にありますから、システムは実務に合っているということが大前提です。我々としてもそうで、お客様に教えられることが一番多いですね。インターネットの登場で、不動産会社の情報の提供の仕方も流通の方法もがらりと変わってしまいました。どうやってエンドユーザーに訴えていくかを考えていかねばなりません。我々不動産管理会社の仕事は接客が第一です。お客様と話してなんぼというところがありますから。システム登録などに費やす時間も経理などと同じでそれ自体では売り上げを生み出すことはできません。システムへの入力時間や送金処理の時間なんかは短ければ短いほどいいに決まっています。一日中パソコンと向き合っているだけでは、空室は埋まりませんからね。i-SPについても、今後も戦略的な使い方を追求していきたいですね。

ビジュアルリサーチ営業担当より
川島不動産様は、スペースマネージャーの導入から現在使用いただいているi-SPに切替、さらに、サイバーエステート家賃サービス、インターネット連動と徐々にシステムの拡張を行って頂きました。
実は今回取材をご依頼させて頂いた理由もそこにありました。i-SPを上手くご利用頂いているのは勿論のこと、稼動した後もサブシステムなどをご導入頂いたことにより、「i-SPの利用」から「i-SPの活用」へと昇華させた成功モデルケースとして、是非川島不動産様をご紹介させて頂きたいと思ったからです。今後も川島不動産様の業務改善にお力添え出来ればと思っておりますので、よろしくお願い致します。

○本ケーススタディに記載された情報は2014年5月23日掲載時のものであり、閲覧される時点では変更されている可能性があることをご了承ください。
○本ケーススタディは情報提供のみを目的としています。ビジュアルリサーチは、明示的または暗示的を問わず、本書にいかなる保証も与えるものではありません。