情報の整理・活用で無駄を削減できたi-SP

1982年に創業し、賃貸管理業35年以上の実績。熊本都市圏を網羅する店舗展開で、賃貸物件管理戸数約15,000戸を誇る熊本トップクラスの株式会社コスギ不動産様。
今回は賃貸管理システムi-SP、財務ソフト連動、ポータルサイト連動、仲介業者WEBを導入頂きどのような効果があったかお伺い致しました。

財務連動、帳票作成、充実した情報が導入のポイント

i-SP導入前はSpace Managerを利用していましたが、管理戸数の増加、情報化社会という時代的な背景から、年々、物件や人、お金に関する情報量が多くなり、情報を管理していく上でSpace Managerでは限界がきておりました。
徐々にExcelで情報を管理し始める部署が増えていきましたが、情報が社員個人や各部署でしか閲覧されず、情報の共有化が出来ていないため、お客様にご迷惑をおかけすることも多々ありました。
社内でも情報をストックしておくシステムが充実していなかった為、得た情報も使い捨てのようになってしまっていたり、すでに社内に情報があることに気付かず別の人がまた同じ作業をするなど二度手間が多く、残業ばかりしていました。
また各種帳票作成においても、必要な時に都度作成するなど、手間ばかりかかり、統一感もありませんでした。PCスキルも社内でかなりバラつきがあったため、帳票作成においては一部の社員へ依頼が集中し、ＰＣスキルも全体で見るとほぼ向上しない状態が慢性的に続いていました。

ではi-SPを導入することになった経緯・最大のポイントについて教えてください。

i-SPを導入することになった経緯としましては、以前のシステムで限界を感じ始めて3年が経過しており、その間色々なシステムを見学に行きました。もちろん自社開発でということも視野に入れておりましたが、当時、自社開発するとしても、業務の効率的な流れを理解し、指示できる人材が不足している中で、費用のかかる自社開発に踏み切るのはまだ早いと判断しました。
まずは限界を迎えている状態から早急にシステム移行をする必要があったので、パッケージソフトの導入に絞り、ソフトに導入にかかる期間、費用、機能性などを総合的に判断した結果、i-SPは同一会社のシステムであったSpace Managerからのデータコンバートが可能であったため導入にかかる期間も1～2年短縮され、費用も他社よりかなり抑えることができ、当社が必要としていた財務ソフト連動、各種オリジナル帳票作成機能、登録できる情報も充実していたことが最大のポイントとなりました。

大幅な時間短縮、帳票はスピーディかつ無料修正

今は必要な時にi-SPから出力すれば良いですし、キャッチコピーなども登録を変更すれば、誰でもすぐにお客様お一人お一人に合った情報を提供できます。帳票のレイアウト変更等についても以前はソフト会社へ必ず依頼が必要で費用がかかっていましたが、社内で対応がほぼ可能であるため、スピーディかつ無料で修正できるようになりました。
領収証の発行なども以前は印刷会社へ発注した領収証を使用していたので手書きだったのですが、今はi-SPから出力でき、入金登録から領収証の発行を入金データに基づいて一連の流れで出来るので無駄がありません。 何よりいろんな情報をExcelで出力できるので、時間がかかっていた各種集計作業もスムーズにできるようになりありがたいです。

では財務ソフト連動を導入したことにより業務改善・効率化された点をお聞かせください。

科目残高が把握できるようになりました。また毎日の家賃入金取込がスムーズになり、月末処理のため業務時間外２時間程度かかり処理していたのが、業務時間中に終了することができるようになりました。

ポータルサイト連動の導入については、業務改善・効率化された点はありますか。

ポータルサイト連動システムの導入で、今まで各ポータルサイトに個別で２０～３０分程度かかって登録していた作業が、i-SPでの一括登録ができるようになり物件登録時間が数分に短縮でき業務改善に繋がりました。
時間短縮できたことにより、物件ＰＲコメントや写真掲載枚数増加などの業務に時間を費やすことができるようになりました。

仲介業者WEBの導入についても業務改善・効率化された点はいかがでしょうか。

導入時は旧システムと新システムを同時に並行稼働し、主に経理関連の情報を合わせていく作業が大変でしたが、新システムの使用方法や当社の業務に合った登録方法などのレクチャーで何度も当社へ来てくださいました。
各部署で行っている業務も違うので、各部署の現状と今後を摺り合わせていく際、しっかりとヒアリングもしていただいたので、もともとＰＣの作業に疎い社員が多い中、何とか新システム稼働へ進むことができました。

では弊社サポートセンターの印象をお聞かせください。

i-SPでの操作や不具合時にサポートセンターに問い合わせを行うのですが、どの担当者が電話に出ても常に良い印象を受けます。また、問い合わせ時に対応頂いた担当者が不在であっても、別の担当者に問い合わせ内容が伝わっているので、話がスムーズに進むので助かってます。

弊社サポート担当の印象についてはいかがですか。

弊社を担当頂いている担当者には、いつも感謝しております。
こちらからの問い合わせや急な要望についても対応して頂き、また電話・メールとこまめに進捗状況を連絡頂けるので心強い担当者です。私と年齢も近いので親近感もわきますしね。

ありがとうございます。最後に今後の貴社の展望、i-SP活用方法についてお聞かせください。

今後、弊社として手作業や紙ベースで行っていた業務がシステムを活用したり、ペーパーレス化が進んでいくと感じています。システム連動できるものついては、生産性向上や業務効率にもつながってきますので、同業者の動向もそうですが、異業種の動向にも注力しつつあらゆる情報取り入れたいと考えております。
i-SPの活用についてもまだまだ全て機能を把握、活用できていない機能がありますので今ある機能をフル活用していきたいと思います。

IT化が進む中、弊社でもご期待に添う業務効率を図れる商品開発に努めて参ります。

ビジュアルリサーチ営業担当より
この度はインタビューにご協力頂き貴重なご意見をありがとうございます。コスギ不動産様にはi-SPを導入頂き、既に7年以上ご利用頂いておりますが、ご担当者様と日頃お打合せする中、業務効率化に積極的に取り組まれている印象をお受けします。
i-SPを更に深く広く利用して頂くことを初め、オプション商品のご活用や、運用のご相談等で業務改善のお力添えできる様、精一杯のサポートをさせて頂きますので、今後ともどうぞよろしくお願い申し上げます。

○本ケーススタディに記載された情報は2018年04月01日掲載時のものであり、閲覧される時点では変更されている可能性があることをご了承ください。
○本ケーススタディは情報提供のみを目的としています。ビジュアルリサーチは、明示的または暗示的を問わず、本書にいかなる保証も与えるものではありません。