i-SP導入で支店間の情報共有が格段にUP！

1935年5月に創業され、70年以上にわたり快適で豊かな生活空間の創出を目指し、企業活動を続けられておりますハートフルマンション様。今回弊社商品「i-SP」を導入いただいた経緯やその後についてお伺いいたしました。

情報管理と離れた事務所とのタイムリーな情報共有

弊社は、事業所が岐阜県、滋賀県、富山県と別れており、家賃管理や請求については本店のある岐阜県の事業所(経理部門)で管理しております。しかし、入居の条件や、募集の情報作成等については各事業所で行っていたため、各事業所単位での情報共有はできても、本店の経理部門との情報共有が大変難しく連絡方法の取り決めルールや締切を決めて、その内容を経理部門で入力する作業を行っていました。
その後、入力内容を各事業所にチェックを依頼していたため時間と手間が大変かかっておりました。

特に大変だったのは下記の2点でした。
・条件検索の際に、経験と知識が必要だった
・書式が定型レイアウトの為、資料作成時の汎用性に乏しい

1つ目の検索に関しては、検索時の細かな条件や入居者名等で行うときに、どうしても各社員の持っている知識や、経験値によってバラつきがあり、必要とする情報に対してのアクセス精度がまちまちでした。その点、「i-SP」では検索専用のメニューがトップ画面にあり、検索条件も大分細かく揃っている為、誰でも簡単に、またいつでもタイムリーな情報を確認する事が可能になり、大変効率が上がりました。
今では電話等で問合わせを受けた際に、名前を電話口で名乗られるのみで話を始められる問合わせ者様に対しても、いちいち細かい情報をお伺いせず、話を聞きながらマンション等の情報を調べられる為、大変重宝しております。
2つ目の書式に関しては、お客様への郵送書類であったり、社内確認用の帳票が、今まではほとんどの書類・帳票が定型レイアウトで出力された為、修正や加工ができず大変汎用性のないものとなっていたのが現状でした。
この点も「i-SP」では、ほとんど全ての帳票がExcelで出力できる為、（社内資料を作成する際）まとめるのに一週間ほど時間がかかっていた作業も、必要なデータのみを集計する事が可能なので大変業務の効率が上がりました。また、お客様への書類に関しても、独自の雛形を作成でき、そのレイアウトで出力できるのが大変魅力的です。

データセンター利用によるセキュリティー対策や仲介システム「i-CM」との連動による効率化

有難う御座います。御社ではi-SPと一緒に、「データセンター」や「仲介システムi-CM」をご利用頂いておりますが、その辺りの連動性は如何でしょうか？

データセンターに関しては、今までは自社にSVを設け、賃貸管理システムを動かしておりました。自社で管理するとセキュリティー面等、SVの管理がなかなか手間となっておりましたが、データセンターを利用し始めてからは、一切のSV管理から手が離れ、セキュリティー面も対策が万全な上、何か障害があった際の窓口も一本化でき、安心して業務に集中出来るようになりました。また、仲介システム「i-CM」に関しても、今までは入退去の動きや、募集条件の変更があった際、賃貸管理システムを更新し、更にポータルへの入稿サイト（3媒体）の情報を更新と、同じ内容の処理を複数回していました。「i-CM」を導入してからは、「i-SP」で更新した情報がそのまま「i-CM」へ、その先のポータルサイトへ連動されていく為、作業時間は今までの1／3以下に短縮され、大変業務効率が上がりました。

導入から稼働、導入後のサポート体制

有難う御座います。最後に、システムの切替に関しては、やはりデータ移行からデータ合わせ等かなり大変な作業だっと思いますが、弊社のサポート体制は如何だったでしょうか？

導入当初から何度も足を運んで頂き、細かな質問に対しても親身に相談に乗って頂け、大変助かりました。また、運用開始後も利用状況の確認で打合せした際、気づいた点等のアドバイスを頂けたり、普段のちょっとした疑問に関しても、設置されているコールセンターに気軽に質問し、回答して頂けるので、本当に有難いです。弊社の組織体制を理解して頂きながら、どのように利用すると弊社に合う使い方ができるのかを一緒に考えて頂き、大変心強いです。

有難う御座います。
今後も御社の組織体制やご利用状況に合わせ、利便性の向上を図れる運用を提案させて頂ければと思います。

ビジュアルリサーチ営業担当より
このたびはインタビューにご回答いただきありがとうございました。ハートフルマンション様にご訪問させてい頂く時は、いつ訪問してもきれいな社内で温かく迎えて頂きます。 弊社のシステムを導入頂き、大幅に効率がUPされたお話しを頂き大変ありがとうございました。今後も改善提案ができるように努めてまいります。 今後ともどうぞよろしく願い致します。

○本ケーススタディに記載された情報は2018年11月09掲載時のものであり、閲覧される時点では変更されている可能性があることをご了承ください。
○本ケーススタディは情報提供のみを目的としています。ビジュアルリサーチは、明示的または暗示的を問わず、本書にいかなる保証も与えるものではありません。